Werkkostenregeling (2018) in een notendop

Onderstaande informatie heeft betrekking op de werkkosten regeling van 2018. De WKR-registratie tool kan je downloaden op de volgende pagina: https://www.loonbureau.nl/…/wkr-tool/

Aangezien de werkkostenregeling (WKR) niet voor iedereen duidelijk is, hierbij een bondig overzicht waarin de werking duidelijk wordt. Dit is gebaseerd op de regelgeving van 2018.

Beginselen

  1. Verplicht sinds 2015.
  2. Sindsdien is een deel van de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen (hierna V&V) ongewijzigd gebleven. Binnen de WKR noemt men dit ‘gerichte vrijstellingen’ of ‘op nihil gewaardeerd’, deze zijn onbelast gebleven.
  3. Het overgrote deel V&V die belastbaar waren zijn belastbaar gebleven.
  4. Er is een extra categorie V&V die in beginsel belastbaar zijn maar in de vrije ruimte van de WKR mogen worden ondergebracht, en zo onbelast vergoed of verstrekt mogen worden. Dit kunnen zaken zijn die sinds 2015 niet meer onbelast zijn maar ook zaken die nooit onbelast zijn geweest. Grenzen zijn vaag maar hou het reëel.
  5. De vrije ruimte voor 2018 is 1,2% over het totale loonheffingsloon (kolom 14 vd loonstaat) op werkgeverniveau.
  6. Wat in de WKR regeling wordt ondergebracht moet vooraf worden bepaald.

Belangrijkste ‘gerichte vrijstellingen’ of ‘op nihil gewaardeerd’

  1. Kilometer vergoeding (tot 19ct)
  2. Overige reiskosten (OV/taxi/vliegreizen)
  3. Verstrekking mobiele telefoon
  4. Representatiekosten
  5. Zakelijke etentjes
  6. Consumptie en verblijfskosten tijdens dienstreizen
  7. Werkkleding
  8. Gereedschap en computers mits gebruikt op het werk
  9. Opleidingen en vakliteratuur
  10. Fruitmand of rouwkrans

Wat mag NIET meer onbelast:

  1. Personeelsfeest
  2. Kerstpakket
  3. Bedrijfsfitness buiten de werkplek
  4. Alles voor de werkplek in huis of in bijgebouwen daarvan (ook voor de DGA indien kantoor aan huis!)
  5. Telefoonvergoeding mobiel (verstrekking mag wel)
  6. Telefoon- en internetaansluiting thuis
  7. Vakbondscontributie
  8. Fiets
  9. Bovenmatige reiskostenvergoeding (mocht voorheen in de eindheffing)

Vervolgens kan je in de werkkostenregeling zaken onderbrengen om ze alsnog onbelast te kunnen vergoeden of verstrekken. Daar kan bijna alles onder, maar geen auto van de zaak of boetes. De vergoedingen en verstrekkingen moeten wel gebruikelijk zijn en bijvoorbeeld niet alleen aan de DGA worden verstrekt indien er meerdere in dienst zijn. Over het bedrag wat niet binnen de vrije ruimte blijft wordt 80% eindheffing over afgedragen. Als je dus wat over het hoofd gezien hebt, zal je hier bij een controle 80% over betalen.

De regeling is in het leven geroepen om zaken wat makkelijker te maken, helaas leidt de regeling juist tot veel discussie. Daarnaast werkt de regeling het thuiswerken tegen en werkt het onrechtvaardigheden in de hand door het forfait op werkgevers niveau vast te stellen. Toch is deze regelgeving destijds aangenomen en daarmee is iedere werkgever sinds 2015 veroordeeld tot de werkkostenregeling.

Ondanks het bovenstaande is de uitvoering in goede handen bij Loonbureau.nl. Klanten die gebruik maken van de vrije ruimte dienen dit te registreren en jaarlijks door te geven wat er in de eindheffing meegenomen moet worden. Het gaat dan enkel om de zaken die niet zijn vrijgesteld.

Let op! Dit stuk is een compacte samenvatting waarin niet iedere uitzondering is vermeld. Ten behoeve van de duidelijkheid zijn zaken vereenvoudigd weergegeven, voor de volledige regeling verwijzen wij naar de belastingdienst.