Onkostenvergoeding verplicht specificeren

nov

30

Onkostenvergoeding verplicht specificeren

Vanaf 1 januari 2016 moet de werkgever zorgen dat alle vergoedingen duidelijk op de loonstrook worden toegelicht. De Inspectie SZW kan werkgevers een boete geven als de loonstrook niet gespecificeerd is. Deze wijziging is onderdeel van de Wet aanpak schijnconstructies.

Vaste kostenvergoedingen
Een specificatie van de vaste kostenvergoeding bewaren in de administratie is niet meer voldoende. De wetgeving verplicht vanaf 2016 een gespecificeerde loonstrook (en niet andere bescheiden). Op grond van het BW kan door of namens een werknemer een civiele procedure worden gestart als de loonstrook niet voldoet aan de vereisten van het BW.

Wat moet worden gespecificeerd?
Uit de specificatie moet duidelijk worden waarvoor de kostenvergoeding is bedoeld; voor huisvesting, maaltijden of uitgaven die niet voor het werk zijn gedaan. Op de loonstrook hoeft niet gespecificeerd te worden wanneer de maaltijden zijn gebruikt en welke dienstreizen exact zijn gemaakt. De omschrijving ‘algemene onkostenvergoeding’ volstaat dus niet, want die maakt niet duidelijk waarvoor de vergoeding is bedoeld. De werkgever moet deze kostenvergoeding dan alsnog specificeren. Doet hij dat niet en kan daardoor niet worden vastgesteld dat hij (het netto equivalent van) het wettelijk minimumloon (WML) heeft uitbetaald, dan wordt hem op grond van de WML een boete opgelegd.

Wat gebeurt er als de loonstrook niet voldoende gespecificeerd is?
Als de loonstrook niet voldoende gespecificeerd is heeft de werkgever op grond van de WML de mogelijkheid om met andere bescheiden de informatie te verstrekken die vereiste specificaties bevatten en aldus inzichtelijk te maken hoe het loon dat hij heeft uitbetaald is samengesteld en wat daar eventueel op is ingehouden. Als deze bescheiden onvoldoende zijn om de voorgeschreven gegevens voor de loonstrook daar uit af te leiden kan een boete worden opgelegd.

Wat geef ik door aan loonbureau.nl?
Indien er nu nog algemene omschrijvingen worden gebruikt als ‘onkosten vergoeding’ adviseren wij om loonbureau.nl opdracht te geven dit aan te passen naar een door u opgegeven gespecificeerde omschrijving. Hierbij kan het noodzakelijk zijn bedragen uit elkaar te trekken. Dit zou per werknemer kunnen afwijken.

Uitleg gevolgen Wet Aanpak Schijnconstructies