Instructies mijn.loonbureau.nl

De portal mijn.loonbureau.nl is in het leven geroepen met als doel de kwaliteit en volledigheid van de aangeleverde gegevens te waarborgen. De portal is o.a. voor de aanlevering van nieuwe werknemer(s), arbeidsverhouding(en) en/of nieuwe administratie(s) (bijvoorbeeld een extra BV). Zodra Loonbureau.nl de nieuwe gegevens heeft verwerkt in de loonadministratie kunnen deze niet meer via mijn.loonbureau.nl worden aangepast. Latere mutaties / wijzigingen hierop kan je gewoon per email of via een tekstbericht sturen.

Inloggen
Directe link naar de portal: mijn.loonbureau.nl. Je gebruikersnaam is je e-mailadres waarmee we met jouw communiceren. Je ontvangt tevens een bevestiging op dit e-mailadres wanneer de verloningsbestanden zijn geplaatst op de portal. Je wachtwoord is naar eigen wens in te stellen. Mocht je je wachtwoord niet meer weten, dan kan middels volgende link wachtwoord resetten je wachtwoord opnieuw instellen.

Dashboard
Wanneer je voor het eerst inlogt word er een verwerkersovereenkomst aangeboden die je, mits gerechtigd of gevolmachtigd, helemaal onderaan kan accorderen om verder te kunnen. Op deze wijze voldoe je als werkgever aan de nieuwe AVG wetgeving.

Op het dashboard krijg je een snel overzicht van de administratie. Zo worden de verjaardagen van je werknemers weergegeven, is het aantal werknemers en gebruikers te zien en zijn eigen gegevens inzichtelijk. In de toekomst zal dit dashboard verder worden uitgebreid met andere opties. Als je toegang hebt tot meerdere administraties, dan wordt eerst gevraagd om een keuze te maken uit een administratie.

Werknemers beheren
Via de portal kun je medewerkers beheren en toevoegen. In de linker menu balk kun je kiezen voor werknemers. Je kunt vervolgens kiezen om een overzicht van de medewerkers te tonen, of een nieuwe medewerker toe te voegen.

Overzicht werknemers
Via het werknemers overzicht zie je standaard de medewerkers die momenteel in dienst zijn. Eventueel kun je ervoor kiezen om ook oud medewerkers te tonen, hiervoor dien je het selectievakje links boven in het scherm te selecteren.

Nieuwe medewerkers toevoegen
Via de knop +Toevoegen in het linker menuscherm kun je medewerkers toevoegen aan de administratie. Je ziet direct welke gegevens nodig zijn en kunt deze vervolgens invoeren. Als je de basis gegevens hebt ingevuld, kun je de arbeidsverhouding toevoegen. Dit zijn de gegevens zoals de uren, salaris, loonheffingskorting etc. Let op; Vast Arbeidspatroon is standaard aangevinkt. Bij een oproepmedewerker kun je deze uitzetten. Daaropvolgend vul je de contractgegevens in. Deze gegevens hebben invloed op de afdracht van de WW. Tevens wordt op de salarisstrook vermeld of er sprake is van een schriftelijke overeenkomst voor onbepaalde tijd en of er sprake is van een oproepovereenkomst. Verder moeten de vast overeengekomen contracturen worden doorgegeven met de loonaangifte.

Bij medewerkers die in het verleden in dienst zijn geweest, hoeft alleen maar een nieuwe arbeidsverhouding en contract worden toegevoegd. Om dit te doen selecteer je deze medewerker in het overzicht.

Documenten downloaden
Verloningsbestanden kunnen worden gedownload via de portal, kies hiervoor in het linker menu op bestanden en vervolgens op downloaden. Je krijgt hier direct een overzicht van de documenten die voor je klaar staan. Je kunt de bestanden in een keer downloaden door het bovenste selectievakje te selecteren. Als je één document nodig hebt, kun je het blauwe pijltje gebruiken.

Gebruikers beheren
Je kan via het menu “gebruikers” – overzicht terugvinden wie er bepaalde “rechten” heeft tot het inzien van de bestanden. Via +Toevoegen kan je een gebruiker toevoegen tot het maximum van 5 gebruikers. Vergeet na het toevoegen niet de “rechten” toe te bedelen d.m.v. op het hamertje te klikken. Er zal altijd één gebruiker zijn met alle rechten. Wij noemen deze gebruiker de “eigenaar” van de administratie.

Veilig bestanden uploaden + bericht vesturen
Je kan ons een bericht sturen in de portal via een beveiligde verbinding. Klik hiervoor op de tekstwolk rechts boven in het scherm, naast je naam. Via deze weg kun je ook bestanden uploaden.

Hulp bij overige functies?
Wij staan graag voor je klaar om je te helpen bij het gebruik van deze portal.

Telefonisch: 0413-820218
E-mail:         Info@loonbureau.nl